Les données personnelles que nous recueillons

La raison pour laquelle nous utilisons vos données personnelles

Base juridique du traitement

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Les renseignements que vous nous fournissez dans le cadre du processus d’inscription et de notre relation lorsque vous postulez à un emploi chez nous ou nous engagez pour fournir des services de recrutement ou de jumelage d’emploi, que ce soit en ligne, en personne ou par téléphone, y compris : 

• Identifiants :Nom et coordonnées – y compris : adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone, date de naissance et autres données de contact similaires
• Études, antécédents professionnels et qualifications – y compris vos études, vos antécédents professionnels, vos compétences et votre expérience professionnelle, vos titres de compétence ou permis professionnels, votre adhésion à des organisations professionnelles, vos intérêts professionnels, vos préférences, vos qualifications, les renseignements fournis par des références et d’autres renseignements figurant sur votre curriculum vitæ (CV). 
• Données démographiques – y compris votre date de naissance, votre citoyenneté et votre statut d’autorisation de travail, ainsi que le contenu de toute autre pièce d’identité fournie à Kelly à des fins de candidature ou d’emploi.
• Renseignements financiers – y compris les renseignements relatifs à votre compte bancaire, à votre situation fiscale, à vos avantages sociaux ou à vos fiches de paie.
• Caractéristiques de classifications protégées– y compris votre numéro d’identification d’employé ou numéro de sécurité sociale et/ou le permis de conduire, le passeport ou le numéro d’identification de l’État et son contenu.
• Données sur les médias sociaux liés à l’emploi – y compris la collecte d’informations sur les profils publiés publiquement que vous avez créés sur les plateformes de médias sociaux liés à l’emploi et les tableaux d’affichage d’emplois (tels LinkedIn, Monster ou Indeed).
• Données sur le rendement et l’emploi – y compris l’information contenue dans votre dossier personnel Kelly, les examens de rendement, les évaluations et les mesures disciplinaires. Pour plus de détails sur la confidentialité des employés, les employés internes peuvent consulter les politiques internes pertinentes. 

Nous utilisons ces données personnelles pour :

• créer, gérer et administrer la relation de l’individu avec nous;
• évaluer l’aptitude d’une personne à occuper un emploi et à employer des personnes;
• jumeler des candidats à des postes potentiels;
• offrir aux candidats un emploi chez nos clients;
• recommander un individu pour un emploi chez l’un de nos clients;
• fournir des services généraux de recherche d’emploi aux particuliers;
• nous acquitter de nos obligations en tant qu’employeur dans le cadre du contrat de travail et d’autres obligations qui nous incombent en vertu des lois sur l’emploi applicables;
• gérer la relation d’emploi avec une personne, y compris pour la gestion des ressources humaines (par exemple, le développement de carrière, la formation, la gestion des talents, la gestion du rendement, les évaluations et la gestion disciplinaire et des griefs);
• détecter ou prévenir tout comportement inapproprié ou violation de nos politiques, y compris la protection de notre propriété intellectuelle, de nos informations confidentielles et de nos actifs;
• communiquer en cas d’urgence;
• Veiller à ce que nos systèmes (ou l’une des sociétés de notre groupe) soient utilisés principalement à des fins commerciales, aient une capacité suffisante pour les besoins de l’entreprise et soient protégés contre les menaces de cybersécurité, tels les logiciels malveillants;
• nous acquitter de nos obligations envers une personne dans le cadre de notre contrat avec cette personne, lorsque nous agissons à titre d’agence de placement, d’employeur, de recruteur, de locataire ou d’agence d’impartition ou de consultation;
• contacter des personnes par courrier ordinaire, courriel, téléphone, SMS et plateformes de communication en ligne au sujet de notre entreprise ou des postes vacants qui correspondent aux préférences, qualifications et/ou profil de la personne; ces communications ne proviendront que de Kelly Services (ou des agents travaillant pour le compte de Kelly). En tout temps, les personnes peuvent choisir de ne pas recevoir ces communications (pour plus de détails, consulter la section Vos droits et options ci-dessous);
• aux fins de tout litige potentiel et/ou réel ou d’enquêtes nous concernant ou concernant toute société du groupe ou de ses dirigeants; et
• pour personnaliser et livrer du contenu sur nos services aux individus. Par exemple, lorsqu’une personne partage ses données de géolocalisation avec nous, cela lui permettra de rechercher des emplois ou de créer des alertes d’emploi dans cette zone géographique.
• aux États-Unis, au Canada et à Porto Rico, pour certains postes, afin de communiquer un retour d’information automatisé sur les postes pour lesquels vous pourriez être qualifié ou ne pas répondre aux exigences professionnelles, sur la base des années d’expérience, des certifications et d’autres exigences professionnelles.

• Nécessaires à l’établissement ou à l’exécution d’un contrat (d’emploi);
• Nécessaires pour se conformer aux obligations légales en tant qu’employeur afin de déterminer l’autorisation d’emploi, de fournir des avantages sociaux et de payer les salaires;
• Nécessaires à l’exercice de nos intérêts légitimes en tant qu’employeur pour identifier et fournir des opportunités d’emploi aux candidats et aux employés, déterminer l’adéquation aux opportunités d’emploi, communiquer avec les personnes concernant les opportunités d’emploi potentielles, établir et tenir à jour les dossiers des candidats et des employés, promouvoir un environnement de travail inclusif, gérer la relation de candidature ou d’emploi des personnes, et prévenir la fraude;
• Nécessaires pour protéger les intérêts vitaux en cas d’urgence.

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Nous utilisons ces données personnelles pour : 

• offrir des services-conseils en dotation, des services d’impartition et des services de gestion des fournisseurs; 
• l’administration du personnel et à des fins opérationnelles (par exemple, en ce qui concerne les absences, la rémunération, les avantages sociaux, les indemnisations, l’administration des actions, les voyages d’affaires, la tenue à jour des répertoires des employés, l’accès à nos systèmes et ressources, la gestion des contrôles d’autorisation, la sécurité de nos systèmes et ressources, les prévisions de gestion et la planification des changements dans la structure de notre groupe); 
• Nous utilisons ces données personnelles pour gérer la relation d’emploi ou d’impartition, notamment pour répondre aux demandes de renseignements; fournir des services de ressources humaines; traiter et administrer les paiements, la paie et les avantages sociaux; fournir des conseils, de la formation ou prendre des mesures disciplinaires; se conformer aux politiques de santé et sécurité et aux politiques internes; gérer l’entreprise; effectuer les suivis de parcours professionnels et de rendement et l’administration des contrats d’emploi; 
• fournir, améliorer ou développer les services que nous fournissons à nos clients, fournisseurs ou prestataires de services ou pour exécuter des activités commerciales essentielles. Cela comprend l’analyse des données, la recherche et les études visant à évaluer la population de candidats, d’employés et d’entrepreneurs pour les services de dotation et d’impartition. Cela comprend également l’analyse des tendances en matière d’embauche et de placement, l’évaluation des tendances de la main-d’œuvre en fonction des compétences et de l’expérience souhaitées et disponibles, la recherche, la mise en œuvre et la commercialisation des occasions d’affaires, l’analyse de la répartition des employés, la planification de la relève et l’organisation de l’entreprise. Ces tâches sont nécessaires pour recruter, jumeler et présenter des possibilités de placement aux personnes qui participent à nos programmes de dotation et d’impartition; 
• détecter ou prévenir tout comportement inapproprié ou violation de nos politiques, y compris la protection de notre propriété intellectuelle, de nos informations confidentielles et de nos actifs; 
• veiller à ce que nos systèmes (ou l’une des sociétés de notre groupe) soient utilisés principalement à des fins commerciales, aient une capacité suffisante pour les besoins de l’entreprise et soient protégés contre les menaces de cybersécurité, tels les logiciels malveillants; et 
• aux fins de tout litige potentiel et/ou réel ou d’enquêtes nous concernant ou concernant toute société du groupe ou de ses dirigeants.

Nécessaires à l’exercice de nos intérêts légitimes en tant que fournisseur de services de recrutement, d’externalisation et de conseil pour identifier et fournir des opportunités d’emploi aux candidats et aux employés, déterminer l’adéquation aux opportunités d’emploi, communiquer avec les personnes concernant les opportunités d’emploi potentielles, établir et tenir à jour les dossiers des candidats et des employés, promouvoir un environnement de travail inclusif, gérer la relation de candidature ou d’emploi d’une personne et prévenir la fraude.

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Données personnelles sensibles et renseignements biométriques : Les renseignements recueillis à votre sujet qui relèvent de « catégories particulières de données personnelles », dont les suivants :

• Données de dépistage – y compris les vérifications des antécédents en matière de drogues, d’alcool et de criminalité.
• Données financières et avantages sociaux – y compris votre numéro d’identification national ou fiscal, numéro de sécurité sociale, renseignements financiers ou bancaires, renseignements fiscaux, coordonnées du plus proche parent ou des personnes à contacter en cas d’urgence, choix de prestations, pouvant inclure l’assurance maladie, les renseignements sur la planification de la retraite, l’invalidité et la santé, et les renseignements sur la santé, y compris ceux liés à une demande d’indemnisation liée au travail (p. ex. une demande d’indemnisation des accidents du travail).
• Renseignements sur les congés – y compris les congés de maladie ou les congés pour obligations familiales.
• Renseignements sur votre santé physique ou mentale, votre état de santé ou d’incapacité.
• Renseignements démographiques supplémentaires – y compris votre sexe, votre race, votre origine ethnique, votre handicap, les renseignements liés à votre statut d’ancien combattant, vos opinions ou activités idéologiques, ou votre appartenance à un syndicat.
• Données biométriques – y compris l’utilisation de l’identification par empreintes digitales.

Nous utilisons ces données personnelles comme indiqué ci-dessous : 

• Dans certaines juridictions, nous devons traiter ces données personnelles pour nous conformer aux lois, règles et règlements relatifs à l’égalité des chances en matière d’emploi ou afin d’aider Kelly Services à compiler des données pour ses pratiques en matière d’égalité des chances et de communication de l’information; nous pouvons également vous demander de fournir des renseignements supplémentaires. Donner ce type de renseignements se fait sur une base volontaire, à moins que la loi ne l’exige, et ne pas fournir ces renseignements ne porte pas préjudice à vos possibilités d’emploi ou de projet.
• Nous recueillons et utilisons les données de présélection lorsqu’elles sont conformes à une base juridique et uniquement dans la mesure autorisée par la loi applicable.
• Nous recueillons et utilisons des données financières et des données sur les avantages sociaux pour administrer les paiements qui vous sont versés, fournir des services de santé et de retraite liés à l’emploi et d’autres avantages sociaux qui s’appliquent à votre emploi.
• Nous recueillons et utilisons des données biométriques afin de restreindre l’accès à certains endroits sécurisés.
• Nous utilisons les renseignements relatifs aux congés pour nous conformer aux lois sur l’emploi, la sécurité sociale, la protection sociale et autres, et pour enregistrer et administrer les congés de maladie et de maternité.
• Nous nous servons des renseignements relatifs à votre santé physique ou mentale pour veiller à votre santé et à votre sécurité au travail et pour évaluer votre aptitude au travail, sous réserve de mesures de confidentialité appropriées, de même que pour apporter les ajustements nécessaires au lieu de travail, surveiller et gérer les absences pour cause de maladie et administrer les prestations.

• Nécessaires à l’établissement ou à l’exécution d’un contrat (emploi);
• Nécessaires pour se conformer aux obligations légales en tant qu’employeur afin de déterminer l’autorisation d’emploi, de fournir des avantages sociaux et de payer les salaires .
• Nécessaires à l’exercice de nos intérêts légitimes en tant qu’employeur pour identifier et fournir des opportunités d’emploi aux candidats et aux employés, déterminer l’adéquation aux opportunités d’emploi, communiquer avec les personnes concernant les opportunités d’emploi potentielles, établir et tenir à jour les dossiers des candidats et des employés, promouvoir un environnement de travail inclusif, gérer la relation de candidature ou d’emploi des personnes, et prévenir la fraude.

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Identifiants : Les renseignements que nous recueillons auprès des personnes représentant des organisations, y compris :

• les coordonnées des personnes travaillant pour nos clients, prestataires de services et fournisseurs;
• les coordonnées des personnes qui assistent aux événements, conférences et webinaires que nous parrainons;
• d’autres renseignements personnels concernant ces personnes.

Nous utilisons ces renseignements pour :

• offrir et gérer des services de dotation, des services-conseils, des services d’impartition et des services de gestion des fournisseurs;
• développer et maintenir des relations de dotation en personnel et d’impartition avec nos clients, fournisseurs et prestataires de services. Nous utilisons l’information, y compris les communications événementielles et de marketing, par courriel, téléphone, messagerie texte, publipostage direct et plateformes de communication en ligne. Ces notifications expliquent comment refuser de recevoir des courriels ou des communications similaires de la part du service; et elles permettent
• d’améliorer nos services et d’en développer de nouveaux basés sur les préférences et les comportements de ces personnes.

• Nécessaires à l’exécution d’un contrat avec l’organisation;
• Nécessaires à l’exercice de nos intérêts légitimes en tant que fournisseur de services de recrutement, d’externalisation et d’approvisionnement afin de fournir des services à nos clients et clients potentiels, d’identifier des clients potentiels et de mener des activités de marketing pour promouvoir nos services.

5

Renseignements sur les activités sur le réseau électronique :Les renseignements que nous recueillons par le biais de votre utilisation de notre site Web, dont les suivants :

• Données de site Web – Nous recueillons l’ID utilisateur, les identifiants de connexion, le mot de passe et/ou le NIP.
• Données de localisation – Nous recueillons des données sur votre emplacement, telles que les données du Système mondial de navigation par satellite (GNSS) (p. ex. GPS), les données identifiant les tours cellulaires à proximité et les points d’accès Wi-Fi.
• Données relatives à l’utilisation des technologies de l’information - Nous recueillons des renseignements sur l’utilisation que vous faites de nos équipements informatiques, y compris pour contrôler le respect des règlements en vigueur.
• Témoins et données similaires – Comme le précise notre Politique sur les témoins, nous utilisons des témoins, des pixels-espions et d’autres technologies similaires pour reconnaître et personnaliser votre navigation en ligne avec Kelly.

Nous utilisons ces renseignements pour :

• identifier les problèmes du site Web ou de l’application et l’expérience de l’utilisateur avec le site Web ou l’application;
• gérer et administrer nos systèmes et appareils informatiques; et
• surveiller la façon dont notre site Web est utilisé (y compris les endroits et les appareils à partir desquels on y accède, l’étude des périodes de pointe d’utilisation et l’analyse des fonctionnalités et de l’information les plus et les moins accessibles).
• surveiller les menaces contre notre système informatique, identifier et résoudre les problèmes techniques, et identifier et traiter les risques liés à la cybersécurité.

Au lieu d’avoir à saisir vos renseignements personnels, certaines fonctionnalités de notre site Web peuvent vous permettre d’utiliser des outils d’authentification tiers, tels que Facebook, Twitter et Google, pour remplir certains champs. En vous authentifiant par le biais de l’une des options de médias sociaux, vous nous permettez de recevoir vos renseignements personnels et d’autres renseignements accessibles par le biais de ces outils. Ces renseignements peuvent être incorporés à votre profil. Pour tout outil de ce type que vous choisissez d’utiliser, nous vous encourageons à consulter également la politique de confidentialité du fournisseur de l’outil et toutes conditions générales.

Tous nos systèmes informatiques sont contrôlables et peuvent être surveillés, bien que nous ne le fassions pas systématiquement. Nous nous engageons à respecter les attentes raisonnables des utilisateurs en matière de confidentialité concernant l’utilisation de nos systèmes et équipements informatiques

• Nécessaires à l’exécution d’un contrat;
• Nécessaires pour se conformer à une obligation légale;
• Nécessaires à l’exercice de nos intérêts légitimes pour assurer la sécurité de nos systèmes informatiques et prendre des décisions pour protéger nos systèmes et nos données.

6

Des renseignements lorsque vous communiquez avec nous, que ce soit en personne, au moyen de notre site Web ou par courriel, par téléphone, par les médias sociaux ou par tout autre moyen de communication, y compris :

• vos coordonnées (qui peuvent inclure votre adresse électronique ou les détails de votre compte de média social, selon la façon dont vous choisissez de communiquer avec nous)
  
• le détail des communications que vous nous transmettez (y compris quand nous les envoyez, quand nous les recevons et d’où vous les envoyez [p. ex., par le biais de notre site Web, d’un affichage de poste, par téléphone, par courriel ou par média social]).
• le détail des messages que nous vous envoyons (y compris l’information que vous pouvez afficher sur nos plateformes de médias sociaux)

Nous utilisons ces renseignements pour :

• répondre à toute question ou préoccupation;
• surveiller les communications à des fins de qualité et de formation;
• développer de nouveaux services basés sur les renseignements que vous fournissez;
• améliorer nos services en fonction des renseignements et de la rétroaction que vous fournissez et de ceux fournis par d’autres;
• personnaliser notre service pour tenir compte des renseignements et des commentaires que vous nous avez fournis; et
• faire les divulgations nécessaires en réponse à des demandes auxquelles nous sommes légalement tenus de nous conformer, aux autorités chargées de l’application de la loi ou de la réglementation, à un organisme ou une agence, ou dans le cadre de la défense d’un droit en justice.

Nous pouvons utiliser des renseignements personnels pour vous permettre de participer à des fils de nouvelles en direct sur les médias sociaux. Si vous choisissez de participer à ces fils de nouvelles, votre nom d’utilisateur public peut être affiché sur les sites avec votre message, y compris, mais sans s’y limiter, des commentaires, des images et des vidéos. Nous pouvons vous donner accès à des fonctionnalités tierces qui vous permettent d’afficher du contenu sur votre ou vos comptes de médias sociaux. Tout renseignement que vous fournissez en utilisant cette fonctionnalité est régi par la politique de confidentialité du tiers concerné, et non par la présente déclaration de confidentialité.

• Nécessaires à l’exécution d’un contrat;
• Nécessaires pour se conformer à une obligation légale (droit du travail);
• Nécessaires à l’exercice de nos intérêts légitimes en tant qu’employeur pour interagir avec vous.

7

Renseignements pour la présélection : Les renseignements que nous recueillons auprès de tiers partenaires, de nos clients et d’autres sociétés Kelly, y compris des :

• Agences de référence de crédit
• Sociétés de vérification des antécédents
• Sociétés de vérification d’identité
• Autres entités de notre groupe

Nous utilisons ces renseignements pour :

• nous assurer que les personnes sont réelles et vérifier les renseignements fournis pour se prémunir contre la fraude et d’autres activités criminelles;
• fournir, gérer et administrer les services que nous offrons aux particuliers et à nos clients;
• gérer et administrer nos systèmes informatiques;
• personnaliser notre service en nous adaptant à vos comportements et préférences;
• effectuer des analyses statistiques et des recherches sur les personnes qui utilisent nos services afin de mieux comprendre nos utilisateurs et de développer et améliorer nos services pour répondre aux besoins et aux préférences de nos utilisateurs et de nos clients; et
• combiner ces renseignements avec d’autres types de renseignements mentionnés ci-dessus pour créer un profil holistique de nos clients, ce qui nous permet de rendre nos services plus personnels et adaptés aux préférences et habitudes de chacun.

• Nécessaires à l’établissement ou à l’exécution d’un contrat (d’emploi);
• Nécessaires pour se conformer à des obligations légales en tant qu’employeur;
• Nécessaires à l’exercice de nos intérêts légitimes en tant qu’employeur pour déterminer l’aptitude à l’emploi, prévenir la fraude et gérer l’accès sécurisé à nos systèmes d’information.

8

Les renseignements que nous recueillons incidemment auprès d’autres sources ou de sources publiques, y compris :

• Les renseignements disponibles dans les médias;
• Les renseignements donnés sur nos médias sociaux ou sur des plateformes de médias sociaux plus importants, y compris Facebook, Twitter et LinkedIn;
• les renseignements recueillis par les systèmes de sécurité

Nous utilisons ces renseignements pour :

• nous tenir au courant du marché;
• établir et maintenir une présence et une image de marque dans les médias sociaux; et
• assurer la sécurité de nos locaux.

• Nécessaires à l’exercice de nos intérêts légitimes en tant qu’employeur pour promouvoir nos objectifs commerciaux, développer notre marque et protéger la sécurité et le bien-être de nos employés. 

9

Renseignements que nous collectons à partir de profils disponibles publiquement sur les médias sociaux et les sites web relatifs à l’emploi, y compris :

• Nom, formation, titre du poste, détails de l’emploi

Conclusions tirées y compris les déductions tirées d’autres renseignements personnels telles que les compétences ou l’expérience professionnelle.

Nous utilisons ces renseignements pour :

• évaluer l’aptitude d’une personne à l’emploi et pour le processus d’embauche;
• trouver des postes potentiels pour les candidats;
• proposer aux candidats un placement chez nos clients;
• recommander une personne à l’un de nos clients en vue d’un emploi;
• contacter les personnes par courrier, courriel, téléphone, SMS et plateformes de communication en ligne au sujet de notre entreprise ou des offres d’emploi correspondant aux préférences, aux qualifications et/ou au profil de la personne; ces communications proviendront uniquement des Services Kelly (ou d’agents travaillant pour le compte de Kelly). À tout moment, les personnes peuvent choisir de ne pas recevoir ces communications; pour plus de détails, voir la section « Vos droits et options » ci-dessous.

• Nécessaires à l’établissement ou à l’exécution d’un contrat (d’emploi);
• Nécessaires pour se conformer aux obligations légales en tant qu’employeur;
• Nécessaires à l’exercice de nos intérêts légitimes en tant qu’employeur pour identifier et fournir des opportunités d’emploi aux candidats et aux employés, déterminer l’adéquation aux opportunités d’emploi et communiquer avec les personnes au sujet d’opportunités d’emploi potentielles.