Jakie dane osobowe gromadzimy

Do czego wykorzystujemy Twoje dane osobowe

1

Informacje, które nam przekazujesz w trakcie procedury rejestracyjnej oraz w ramach interakcji, gdy ubiegasz się o zatrudnienie w naszej firmie lub angażujesz nas do świadczenia usług z zakresu rekrutacji lub pośrednictwa pracy, niezależnie od tego, czy są one świadczone online, osobiście, czy telefonicznie, w tym: 

• Imię, nazwisko i informacje kontaktowe – w tym również: adres pocztowy, adres e-mail, numer telefonu oraz inne tego typu dane kontaktowe.
• Informacje dotyczące edukacji, historii zatrudnienia i kwalifikacji – w tym informacje o historii wykształcenia, historii zatrudnienia, dotyczące umiejętności i doświadczenia zawodowego, referencji lub licencji zawodowych, członkostwa w organizacjach branżowych, zainteresowań zawodowych, preferencji, kwalifikacji, informacji zawartych w referencjach oraz innych informacji zawartych w życiorysie lub Curriculum Vitae (CV). 

• Dane demograficzne – obejmujące datę urodzenia, obywatelstwo i status zezwolenia na pracę oraz zawartość wszelkich innych dokumentów tożsamości dostarczonych firmie Kelly w celach aplikacyjnych lub w celu zatrudnienia.
• Dane identyfikacyjne – w tym numer identyfikacyjny pracownika lub numer ubezpieczenia społecznego i/lub prawo jazdy, paszport lub stanowy dowód tożsamości oraz ich treść.
• Dane pochodzące z mediów społecznościowych powiązane z pracą – w tym zbieranie informacji od, oraz powiązanych z profilami publicznymi utworzonymi na portalach społecznościowych powiązanych z pracą i na portalach ogłoszeniowych (takich jak LinkedIn, Monster lub Indeed). 

• Dane dotyczące Wyników i Zatrudnienia – obejmujące informacje zawarte w aktach osobowych pracownika firmy Kelly, przeglądy wyników, oceny i działania dyscyplinarne. 

  Dodatkowe informacje dotyczące prywatności pracowników wewnętrznych można znaleźć w odpowiednich politykach wewnętrznych.

Tego rodzaju dane osobowe wykorzystujemy do: 

• tworzenia, zarządzania i administrowania relacjami z nami;
• oceny zdolności danej osoby do zatrudnienia oraz zatrudniania pracowników;
• dobierania kandydatów do potencjalnych stanowisk;
• oferowania kandydatom stażów u naszych klientów;
• przekierowywania osób w celu uzyskania przez nie zatrudnienia u jednego z naszych klientów;
• świadczenia ogólnych usług w zakresie poszukiwania pracy;
• wywiązywania się z naszych obowiązków, jako pracodawcy w związku z zawartymi umowami o pracę, a także pozostałych obowiązków, które nas dotyczą na mocy obowiązujących przepisów prawa pracy;
• zarządzania stosunkiem pracy z daną osobą, w tym zarządzania zasobami ludzkimi (na przykład: rozwojem kariery, szkoleniami, zarządzanie talentami, zarządzanie wynikami, ocenami oraz zarządzanie kwestiami dyscyplinarnymi oraz skargami);
• wykrywania lub zapobiegania wszelkim niewłaściwym zachowaniom lub naruszeniom naszych zasad, w tym ochrony własności intelektualnej, informacji poufnych i zasobów;
• nawiązywania kontaktu w sytuacjach wyjątkowych;
• zapewnienia, że nasze (lub którejkolwiek ze spółek należących do naszej grupy) systemy są wykorzystywane przede wszystkim do celów biznesowych, mają wystarczającą pojemność dla potrzeb prowadzenia działalności i są chronione przed cyberzagrożeniami takimi, jak złośliwe oprogramowanie; 

• wywiązywanie się z naszych zobowiązań wobec danej osoby w związku z zawartą z nią umową w przypadku, gdy występujemy jako pracodawca, agencja zatrudnienia, rekruterzy, wynajmujący lub agencja outsourcingu bądź konsultingowa;
• kontaktowania się z osobami fizycznymi listownie, za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonu, wiadomości tekstowych oraz internetowych platform komunikacyjnych w kwestiach dotyczących naszej firmy lub ofert pracy, które odpowiadają określonym preferencjom, kwalifikacjom i/lub profilowi danej osoby; ten rodzaj komunikacji będzie pochodził wyłącznie bezpośrednio od firmy Kelly Services (lub przedstawicieli działających na rzecz firmy Kelly). Osoba może w dowolnej chwili zrezygnować z otrzymywania takich wiadomości. Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z poniższym punktem Twoje prawa i możliwości wyboru);
• celów związanych z jakimikolwiek potencjalnymi i/lub rzeczywistymi sporami lub dochodzeniami dotyczącymi nas, dowolnej spółki należącej do grupy lub członków jej wyższego kierownictwa; oraz
• personalizacji i dostarczania osobom fizycznym treści dotyczących naszych usług. Na przykład, jeśli osoby fizyczne dzielą się z nami swoimi danymi geolokalizacyjnymi, umożliwia im to poszukiwanie pracy lub tworzenie powiadomień o pracy na danym obszarze geograficznym.

2

Informacje, które otrzymujemy od naszych klientów i innych podmiotów zewnętrznych na temat ich pracowników, a także innego personelu, który jest nam niezbędny do świadczenia usług z zakresu doradztwa dotyczącego personelu i outsourcingu, w tym: 

• Imię, nazwisko i informacje kontaktowe – w tym również: adres pocztowy, adres e-mail, numer telefonu oraz inne tego typu dane kontaktowe.
• Informacje dotyczące edukacji, historii zatrudnienia i kwalifikacji – w tym informacje o historii wykształcenia, historii zatrudnienia, dotyczące umiejętności i doświadczenia zawodowego, referencji lub licencji zawodowych, członkostwa w organizacjach branżowych, zainteresowań zawodowych, preferencji, kwalifikacji, informacji zawartych w referencjach oraz innych informacji zawartych w życiorysie lub Curriculum Vitae (CV). 

• Dane demograficzne – obejmujące datę urodzenia, obywatelstwo i status zezwolenia na pracę oraz zawartość wszelkich innych dokumentów tożsamości dostarczonych firmie Kelly w celach aplikacyjnych lub w celu zatrudnienia.
• Dane identyfikacyjne – w tym numer identyfikacyjny pracownika lub numer ubezpieczenia społecznego i/lub prawo jazdy, paszport lub stanowy dowód tożsamości oraz ich treść. 

• Dane dotyczące Wyników i Zatrudnienia – obejmujące informacje zawarte w aktach osobowych pracownika firmy Kelly, przeglądy wyników, oceny i działania dyscyplinarne.

Tego rodzaju dane osobowe wykorzystujemy do:

• doradztwa z zakresu obsadzania personelem, outsourcingu oraz zarządzania dostawcami;
• celów administracyjnych i operacyjnych związanych z personelem (na przykład w odniesieniu do nieobecności, wynagrodzeń, świadczeń, odszkodowań, zarządzania zasobami, podróży służbowych, prowadzenia dokumentacji pracowniczej, zapewniania dostępu do naszych systemów i zasobów, zarządzania uprawnieniami, zapewnienia bezpieczeństwa naszych systemów i zasobów, prognoz dotyczących zarządzania oraz planowania zmian w strukturze naszej grupy); 

• zarządzania stosunkami zatrudnienia lub outsourcingu, co obejmuje udzielanie odpowiedzi na zapytania, świadczenie usług w zakresie zasobów ludzkich, przetwarzanie i administrowanie wypłatami oraz listą płac, administrowanie świadczeniami, doradztwo, szkolenia lub działania dyscyplinarne, przestrzeganie zasad BHP i polityk wewnętrznych, zarządzanie spółkami kapitałowymi, monitorowanie kariery i wyników oraz zarządzanie umowami o pracę
• zapewniania, ulepszania lub rozwijania usług, które świadczymy naszym klientom, dostawcom bądź usługodawcom lub realizowania niezbędnych działań biznesowych. Dotyczy to dokonywania analiz danych oraz prowadzenia badań w celu oszacowania liczby kandydatów, pracowników oraz wykonawców powiązanych z usługami z zakresu obsadzania personelem i outsourcingu. Powyższe obejmuje również analizę trendów dotyczących zatrudnienia oraz możliwości zatrudnienia, ocenę trendów w zakresie wymaganych umiejętności i doświadczenia, zbieranie informacji, wdrażanie oraz możliwości biznesowe w zakresie marketingu, analizę dystrybucji pracowników, planowanie sukcesji oraz działania organizacyjne na poziomie spółki. Powyższe działania są niezbędne do prowadzenia rekrutacji, dopasowywania i przedstawienia potencjalnych możliwości zatrudnienia osobom uczestniczącym w naszych programach z zakresu obsadzania personelem oraz outsourcingu;
• wykrywania lub zapobiegania wszelkim niewłaściwym zachowaniom lub naruszeniom naszych zasad, w tym ochrony własności intelektualnej, informacji poufnych i zasobów;
• gwarantowania, że nasze (lub którejkolwiek ze spółek należących do naszej grupy) systemy są wykorzystywane przede wszystkim do celów biznesowych, mają wystarczającą pojemność dla potrzeb prowadzenia działalności, są chronione przed cyberzagrożeniami takimi, jak złośliwe oprogramowanie; oraz
• celów związanych z jakimikolwiek potencjalnymi i/lub rzeczywistymi sporami lub dochodzeniami dotyczącymi nas, dowolnej spółki należącej do grupy lub członków jej wyższego kierownictwa.

3

Gromadzone na Twój temat informacje należące do "szczególnych kategorii danych osobowych", w tym: 

• Dane przesiewowe – obejmujące swoim zakresem nadużywanie alkoholu, zażywanie narkotyków oraz przeszłość kryminalną.
• Dane finansowe oraz dotyczące świadczeń – w tym Twój numer PESEL lub NIP, numer ubezpieczenia społecznego, dane finansowe lub informacje o koncie bankowym, informacje dotyczące podatków, dane kontaktowe osób najbliższych lub informacje umożliwiające kontakt w nagłych wypadkach, dane dotyczące wyboru świadczeń, w tym ubezpieczenia zdrowotnego, informacje dotyczące planowanego przejścia na emeryturę, informacje dotyczące niepełnosprawności oraz zdrowotne, a także informacje na temat zdrowia, w tym informacje dotyczące roszczeń związanych z pracą (np. Roszczenie pracownicze dotyczące odszkodowań).
• Informacje dotyczące przerw w świadczeniu pracy - w tym przerwy z przyczyn zdrowotnych lub z powodów rodzinnych.
• Informacje na temat stanu Twojego zdrowia fizycznego lub psychicznego, choroby lub stopnia niepełnosprawności.
• Dodatkowe informacje demograficzne – w tym płeć, rasa, pochodzenie etniczne, niepełnosprawność, status kombatanta, poglądy lub aktywność ideologiczna bądź przynależność do związków zawodowych.
• Dane biometryczne – w tym identyfikacja za pomocą odcisków palców.

Tego typu dane osobowe są przez nas wykorzystywane w następujący sposób: 

• W przypadku niektórych systemów prawnych jesteśmy zobowiązani do przetwarzania tego typu danych osobowych w celu zapewnienia zgodności ze statutami, przepisami i regulacjami dotyczącymi równości szans w zakresie zatrudnienia lub w celu zapewnienia firmie Kelly Services wsparcia w zakresie gromadzenia danych na potrzeby praktyk w obrębie równości szans oraz sprawozdawczości; możemy również poprosić Cię o dostarczenie dodatkowych informacji. Dostarczanie tego typu informacji będzie dobrowolne, o ile nie będzie to wymagane przepisami prawa oraz, gdy zaniechanie ich dostarczenia nie utrudni procedury Twojego zatrudnienia ani nie ograniczy możliwości realizacji projektu.
• Dane przesiewowe gromadzimy i wykorzystujemy, jeżeli jest to zgodne z podstawą prawną i wyłącznie, gdy jest to dozwolone przez obowiązujące przepisy prawa.
• Dane finansowe oraz dotyczące świadczeń gromadzimy i wykorzystujemy w celu realizacji Twoich wypłat, realizacji świadczeń zdrowotnych i emerytalnych związanych z zatrudnieniem oraz innych świadczeń z nim związanych.
• Dane biometryczne gromadzimy i wykorzystujemy w celu ograniczania dostępu do określonych, chronionych lokalizacji.
• Informacje dotyczące przerw w świadczeniu pracy wykorzystujemy w celu zapewnienia zgodności z przepisami prawa dotyczącymi zatrudnienia, ubezpieczenia społecznego, ochrony socjalnej oraz pozostałymi regulacjami, a także w celu rejestrowania i udzielania urlopów chorobowych i macierzyńskich.
• Informacje na temat stanu Twojego zdrowia fizycznego lub psychicznego wykorzystujemy w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa i higieny pracy w miejscu zatrudnienia oraz oceny dopasowania do określonego stanowiska z uwzględnieniem zasad poufności, a także pod kątem dostosowania miejsca pracy do Twoich potrzeb oraz do monitorowania i zarządzania nieobecnościami w pracy z powodu choroby oraz zarządzania świadczeniami.

4

Informacje, które gromadzimy od osób reprezentujących organizacje, w tym:

• dane kontaktowe osób pracujących dla naszych klientów, usługodawców i dostawców.
• dane kontaktowe osób, które uczestniczą w sponsorowanych przez nas wydarzeniach, konferencjach i seminariach internetowych.
• inne informacje osobiste dotyczące takich osób.

Wykorzystujemy te dane do:

• świadczenia usług z zakresu obsadzania personelem, doradztwa, outsourcingu i zarządzania dostawcami;
• rozwijania i utrzymywania z naszymi klientami, dostawcami oraz usługodawcami relacji na poziomie pracowniczym i outsourcingowym. Informacje te, w tym również informacje dotyczące wydarzeń oraz wiadomości marketingowe, przekazujemy za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonicznie, w wiadomościach tekstowych, listownie oraz z wykorzystaniem internetowych platform komunikacyjnych. Powiadomienia te będą zawierały instrukcje dotyczące możliwości i sposobu zrezygnowania z otrzymywania podobnych e-maili lub informacji pochodzących z serwisu; oraz
• będą miały wpływ na doskonalenie naszych usług, a także będą przyczyniać się do opracowywania nowych usług w oparciu o preferencje i zachowania tych osób. 

5

Informacje, które gromadzimy za pośrednictwem naszej witryny internetowej, obejmują: 

• Dane z witryny – gromadzimy informacje dotyczące ID użytkownika, dane logowania, hasła i/lub PIN-y.
• Dane dotyczące lokalizacji – gromadzimy dane dotyczące lokalizacji użytkownika, takie jak dane Globalnego Systemu Nawigacji Satelitarnej (GNSS) (np. GPS), dane identyfikujące pobliskie wieże telefonii komórkowej oraz punkty dostępowe sieci Wi-Fi.
• Pliki cookies oraz podobne dane – Jak opisano w ujętej poniżej, naszej Polityce plików cookies, wykorzystujemy pliki cookies, sygnalizatory nawigacyjne sieci Web oraz inne, podobne technologie do uzyskiwania informacji na temat oraz personalizowania metod korzystania z witryn firmy Kelly. 

Wykorzystujemy te dane do:

• identyfikowania problemów z witryną internetową lub aplikacją oraz doświadczeń użytkownika dotyczących witryny internetowej bądź aplikacji;
• zarządzania i administrowania naszymi systemami informatycznymi i urządzeniami; oraz
• monitorowania sposobu korzystania z naszej witryny internetowej (w tym lokalizacji, z których uzyskiwany jest do niej dostęp, urządzeń dostępowych, uzyskiwania informacji dotyczących szczytowego natężenia ruchu w witrynie oraz analizy, które z funkcji są najczęściej i najrzadziej wykorzystywane). 

Zamiast wprowadzania swoich informacji osobistych, niektóre funkcje naszej witryny mogą umożliwiać korzystanie z narzędzi uwierzytelniających podmiotów zewnętrznych, takich jak Facebook, Twitter i Google, w celu uzupełnienia określonych pól formularzy. Uwierzytelnienie za pośrednictwem wybranej opcji mediów społecznościowych jest równoznaczne z udzieleniem nam pozwolenia na gromadzenie Twoich danych osobistych, a także innych informacji udostępnianych za pośrednictwem tego typu narzędzi. Informacje te mogą zostać włączone do Twojego profilu. Zachęcamy również do zapoznania się z polityką prywatności dostawcy narzędzia oraz wszelkimi warunkami i zasadami korzystania.

6

Informacje, dotyczące kontaktu z nami czy to osobistego, czy za pośrednictwem naszej witryny internetowej lub poczty elektronicznej, telefonicznego oraz za pośrednictwem mediów społecznościowych lub innych mediów, w tym:

• Twoje dane kontaktowe (które mogą obejmować Twój adres e-mail lub dane kont w mediach społecznościowych, w zależności od metody nawiązania z nami kontaktu)
• informacje szczegółowe dotyczące kontaktu z nami (w tym data wysłania, data otrzymania oraz miejsce, z którego wiadomość została wysłana (np. nasza witryna internetowa, poczta, telefon, poczta elektroniczna lub media społecznościowe))
• informacje szczegółowe dotyczące naszych wiadomości przesyłanych do użytkownika (co dotyczy także informacji, które użytkownik może zamieszczać w należących do nas platformach społecznościowych)

Wykorzystujemy te dane do:

• odpowiadania na wszelkie pytania i wątpliwości;
• monitorowania komunikacji w celu zapewnienia odpowiedniej jakości oraz do celów szkoleniowych;
• rozwijania nowych usług w oparciu o dostarczane przez Ciebie informacje;
• ulepszania naszych usług w oparciu o uzyskane od Ciebie informacje i opinie, a także informacje oraz opinie uzyskane od innych osób; 
• personalizowania naszych usług w ramach uwzględniania dostarczanych przez Ciebie informacji i opinii; oraz
• ich ujawniania w odpowiedzi na wnioski o udzielenie informacji, których jesteśmy prawnie zobowiązani udzielić organom ścigania lub organom regulacyjnym, innym organom lub agencjom, lub w ramach obrony przed roszczeniami prawnymi. 

Informacje osobowe możemy wykorzystać do umożliwienia Ci uczestnictwa, w czasie rzeczywistym, w aktywnych wątkach na kanałach społecznościowych. Jeśli zdecydujesz się na takie uczestnictwo, w przypadku tego typu witryn, wraz z zamieszczonym przez Ciebie postem może zostać wyświetlona również Twoja publiczna nazwa użytkownika, włączając w to, lecz nie ograniczając się do komentarzy, obrazów i materiałów wideo. Możemy zapewnić Ci dostęp do funkcji oferowanych przez podmioty zewnętrzne, które umożliwią Ci publikowanie treści na Twoim koncie(tach) w mediach społecznościowych. Wszelkie informacje, które użytkownik udostępnia w ramach korzystania z tej funkcji podlegają odnośnej polityce prywatności podmiotu zewnętrznego, a nie niniejszemu Oświadczeniu o ochronie prywatności.

7

Informacje uzyskiwane od podmiotów zewnętrznych, naszych klientów i innych spółek Kelly, które obejmują:

• Biura informacji gospodarczej
• Firmy zajmujące się sprawdzaniem przeszłości
• Firmy weryfikujące tożsamość
• Pozostałe podmioty wchodzące w skład naszej grupy

Wykorzystujemy te dane do:

• zagwarantowania, że dana osoba jest prawdziwa oraz do zweryfikowania dostarczonych informacji w celu ochrony przed nadużyciami finansowymi i inną działalnością przestępczą;
• świadczenia, zarządzania i zapewniania naszych usług określonym osobom i naszym klientom;
• zarządzania i administrowania naszymi systemami informatycznymi;
• personalizacji świadczonych przez nas usług poprzez uzupełnienie informacji na temat Twoich zachowań i preferencji;
• przeprowadzania analiz statystycznych i badań dotyczących osób korzystających z naszych usług, abyśmy mogli lepiej zrozumieć naszych użytkowników, a także opracowywać oraz udoskonalać nasze usługi w celu zaspokojenia potrzeb i preferencji naszych użytkowników i klientów; oraz
• łączenia tych informacji z innymi, wymienionymi powyżej danymi w celu tworzenia całościowych profili naszych klientów, co pozwala nam zwiększyć poziom spersonalizowania naszych usług oraz dopasowanie ich do preferencji i zwyczajów każdego klienta. 

8

Informacje, które gromadzimy przypadkowo z innych źródeł bądź źródeł publicznych, obejmujące:

• informacje dostępne w mediach;
• informacje prezentowane na naszych portalach społecznościowych lub większych platformach mediów społecznościowych, w tym na Facebooku, Twitterze i LinkedIn;
• informacje gromadzone przez systemy bezpieczeństwa

Wykorzystujemy te dane do:

• utrzymania świadomości rynkowej;
• budowania i dbania o obecność w mediach społecznościowych i do kreowania marki; oraz
• zapewnia bezpieczeństwa na terenie naszej firmy.