Quali dati personali raccogliamo

Motivi per cui utilizziamo i dati personali

Base giuridica per il trattamento

1

Le informazioni fornite da Lei come parte del processo di registrazione e del nostro rapporto con Lei quando si candida presso di noi o si iscrive ai nostri servizi di reclutamento o di collocamento forniti online, in persona o per telefono, tra cui:

• Dati identificativi: Nome e informazioni di contatto – compresi: indirizzo postale, indirizzo e-mail, numero di telefono, data di nascita e altri dati di contatto analoghi.
• Formazione, esperienza lavorativa e qualifiche – inclusi gli studi sostenuti, esperienza lavorativa, competenze, licenze o credenziali professionali, appartenenza a organizzazioni professionali, interessi di carriera, preferenze, qualifiche, informazioni fornite da referenze e altre informazioni fornite sul Suo curriculum vitae. (CV).
• Informazioni finanziarie tra cui le informazioni relative a conti bancari, regime fiscale, benefit o documenti contabili.
• Caratteristiche delle categorie protette – tra cui cittadinanza e stato di autorizzazione al lavoro, oltre al contenuto di qualsiasi altra identificazione fornita a Kelly per scopi di candidatura o occupazionali.
• Dati personali sensibili – compresi il numero di identificazione del dipendente, codice di previdenza sociale e/o della patente di guida, passaporto o codice fiscale.
• Dati sui social media relativi al lavoro – inclusa la raccolta di informazioni da e relative a profili condivisi pubblicamente, creati su piattaforme di social media e portali di lavoro (come LinkedIn, Monster o Indeed)
• Dati sulle prestazioni e sull’impiego – comprese le informazioni contenute nel proprio fascicolo personale presso Kelly, le valutazioni generali e di prestazioni, e le azioni disciplinari. Per ulteriori dettagli sulla privacy dei dipendenti, i dipendenti interni devono esaminare le policy interne pertinenti.

Utilizziamo tali dati personali per: 

• creare, gestire e amministrare i rapporti con i singoli individui;
• valutare l’idoneità di un individuo all’occupazione e all’impiego;
• abbinare i candidati con le possibili posizioni lavorative;
• offrire ai candidati opportunità di collocamento presso i nostri clienti;
• riferire una persona per l’impiego presso uno dei nostri clienti;
• fornire servizi generali di ricerca del lavoro ai singoli individui;
• adempire ai nostri obblighi quando agiamo in qualità di datore di lavoro in funzione del contratto di lavoro e altri obblighi cui siamo soggetti ai sensi delle leggi applicabili in materia di lavoro;
• gestire il rapporto di lavoro con l’individuo, nonché per la gestione delle risorse umane (ad esempio: sviluppo della carriera, formazione, gestione dei talenti, gestione delle prestazioni, valutazioni, gestione disciplinare e dei reclami);
• rilevare o prevenire qualsiasi comportamento inappropriato o violazione delle nostre politiche, compresa la tutela della proprietà intellettuale, protezione delle informazioni riservate e dei beni;
• mettersi in contatto in caso di emergenza;
• garantire che i nostri sistemi (o quelli di qualsiasi società appartenente al nostro gruppo) siano utilizzati principalmente per fini aziendali, abbiano una capacità sufficiente per soddisfare le esigenze aziendali e siano protetti da minacce alla sicurezza informatica come ad esempio da malware;
• soddisfare i nostri obblighi nei confronti di un individuo, in relazione al nostro contratto con tale individuo quando agiamo in qualità di principale, agenzia di collocamento, reclutatore, datore di lavoro o agenzia di esternalizzazione o di consulenza;
• contattare le singole persone tramite posta ordinaria, e-mail, telefono, SMS e piattaforme di comunicazione online in funzione della nostra azienda o delle opportunità di lavoro che corrispondono alle preferenze, alle qualifiche e/o al profilo dichiarati dagli individui. Tali comunicazioni saranno fornite direttamente da Kelly Services (o da agenti che lavorano per conto di Kelly). In qualsiasi momento, gli individui potranno scegliere di non ricevere più tali comunicazioni; per ulteriori dettagli vedere la sezione Diritti e scelte dell’utente qui di seguito);
• risolvere un’eventuale controversia o indagine potenziale e/o reale che riguardi noi o qualsiasi società del gruppo o i suoi funzionari; e
• personalizzare e fornire contenuti dei nostri servizi ai singoli individui. Ad esempio, se le singole persone condividono i dati di geolocalizzazione con noi, ciò consentirà loro di cercare opportunità di lavoro o di creare annunci di lavoro all’interno di una determinata area geografica.
• fornire un feedback automatico sulle posizioni per le quali Lei potrebbe essere qualificato o non soddisfare i requisiti lavorativi, in base agli anni di esperienza, alle certificazioni e ad altri requisiti lavorativi. Tale utilizzo si applica negli Stati Uniti, Canada e Porto Rico per determinate posizioni.

• Dati necessari per la stipula o l’esecuzione di un contratto (di lavoro);
• Dati necessari per adempiere agli obblighi legali in qualità di datore di lavoro per determinare l’autorizzazione all’impiego, fornire benefit e pagare gli stipendi;
• Dati necessari per l’esercizio dei nostri legittimi interessi in qualità di datore di lavoro per identificare e fornire opportunità di lavoro a candidati e dipendenti, determinare l’idoneità per le opportunità di lavoro, comunicare con gli individui in merito a potenziali opportunità di lavoro, stabilire e mantenere i registri dei candidati e dei dipendenti, promuovere un ambiente di lavoro inclusivo, gestire il rapporto di lavoro o di candidatura di un individuo e prevenire le frodi.
• Dati necessari per proteggere gli interessi vitali in caso di emergenza.

2

Informazioni che riceviamo dai nostri clienti e da altre terze parti circa i propri dipendenti e altro tipo di personale, necessarie al fine di fornire servizi di consulenza per la selezione e l’esternalizzazione del personale, tra cui: 

• Dati identificativi: Nome e informazioni di contatto – compresi: indirizzo postale, indirizzo e-mail, numero di telefono, data di nascita e altri dati di contatto analoghi.
• Formazione, esperienza lavorativa e qualifiche – inclusi gli studi sostenuti, esperienza lavorativa, competenze, licenze o credenziali professionali, appartenenza a organizzazioni professionali, interessi di carriera, preferenze, qualifiche, informazioni fornite da referenze e altre informazioni fornite sul Suo curriculum vitae. (CV).
• Informazioni finanziarie tra cui le informazioni relative a conti bancari, regime fiscale o documnenti contabili.
• Caratteristiche delle categorie protette – tra cui cittadinanza e stato di autorizzazione al lavoro, oltre al contenuto di qualsiasi altra identificazione fornita a Kelly per scopi di candidatura o occupazionali.
• Dati personali sensibili – compresi il numero di identificazione del dipendente, codice di previdenza sociale e/o della patente di guida, passaporto o codice fiscale.
• Dati sui social media relativi al lavoro – inclusa la raccolta di informazioni da e relative a profili condivisi pubblicamente, creati su piattaforme di social media e portali di lavoro (come LinkedIn, Monster o Indeed)
• Dati sulle prestazioni e sull’impiego – comprese le informazioni contenute nel proprio fascicolo personale presso Kelly, le valutazioni generali e di prestazioni, e le azioni disciplinari. Per ulteriori dettagli sulla privacy dei dipendenti, i dipendenti interni devono esaminare le policy interne pertinenti.

Utilizziamo tali dati personali per: 

• fornire servizi di consulenza in materia di personale, esternalizzazione e gestione dei fornitori;
• finalità operative e di amministrazione del personale (ad esempio, relative ad assenze, stipendi, servizi previdenziali, compensi, amministrazione del piano azionario, viaggi di lavoro, gestione degli elenchi dei dipendenti, accesso ai nostri sistemi e risorse, gestione di controllo delle autorizzazioni, garanzia della sicurezza dei nostri sistemi e risorse, previsioni di gestione e cambiamenti di pianificazione nella struttura del nostro gruppo);
• gestire il rapporto di lavoro o di esternalizzazione, come ad esempio rispondere a richieste di informazioni, fornire servizi di risorse umane, elaborare e amministrare pagamenti e salari, amministrare i servizi previdenziali, fornire consulenza, formazione oppure disciplinare e attenersi alle politiche in materia di salute, sicurezza, regolamenti interni, gestione aziendale, monitoraggio delle carriere e delle prestazioni, nonché amministrazione dei contratti di lavoro
• fornire, migliorare o sviluppare i servizi che forniamo ai nostri clienti, fornitori o prestatori di servizi, o per eseguire le operazioni commerciali essenziali. Ciò include le statistiche dei dati, le ricerche e gli studi per valutare i dati demografici di candidati, dipendenti e fornitori in funzione dei servizi di collocamento e di esternalizzazione del personale. Ciò include anche l’analisi delle tendenze nelle opportunità di assunzione e collocamento, la valutazione delle tendenze della forza lavoro in relazione alle competenze e alle esperienze richieste e disponibili, la ricerca, l’implementazione e la commercializzazione delle opportunità di lavoro, l’analisi della distribuzione dei dipendenti, la pianificazione delle successioni e l’organizzazione aziendale. Tali attività sono necessarie al fine di reclutare, abbinare e presentare potenziali opportunità di collocamento degli individui all’interno dei nostri programmi di assunzione ed esternalizzazione del personale;
• rilevare o prevenire eventuali comportamenti inappropriati o violazioni delle nostre politiche, compresa la tutela della proprietà intellettuale, la protezione delle informazioni riservate e dei beni;
• garantire che i nostri sistemi (o quelli di qualsiasi società appartenente al nostro gruppo) siano utilizzati principalmente per fini aziendali, abbiano una capacità sufficiente per soddisfare le esigenze aziendali, siano protetti da minacce alla sicurezza informatica come ad esempio da malware; e

l’utilizzo in funzione di eventuali controversie o indagini potenziali e/o reali che riguardino noi o qualsiasi società del gruppo o i suoi funzionari.

Dati necessari per l’esercizio dei nostri legittimi interessi in qualità di fornitore di servizi di staffing, outsourcing e consulenza per identificare e fornire opportunità di lavoro a candidati e dipendenti, determinare l’idoneità per le opportunità di lavoro, comunicare con gli individui in merito a potenziali opportunità di lavoro, stabilire e mantenere i registri dei candidati e dei dipendenti, promuovere un ambiente di lavoro inclusivo, gestire il rapporto di lavoro o di candidatura di un individuo e prevenire le frodi.

3

Dati personali sensibili e dati biometrici: Informazioni raccolte su di Lei che rientrano nelle “categorie speciali di dati personali”, tra cui: 

• Dati di controllo dei precedenti personali – inclusi i controlli relativi a sostanze stupefacenti, alcol e precedenti penali.
• Dati finanziari e previdenziali – compresi: codice fiscale o di identificazione nazionale, codice di previdenza sociale, informazioni finanziarie o bancarie, informazioni fiscali, informazioni di contatto in caso di emergenza o dei parenti prossimi, informazioni previdenziali che potrebbero includere assicurazione sanitaria, informazioni sulla pianificazione pensionistica, invalidità e stato fisico, e informazioni sulla salute, incluse quelle relative a una richiesta di risarcimento per infortuni sul lavoro (ad esempio, la richiesta di indennizzo dei lavoratori).
• Informazioni relative alle assenze temporanee - comprese le assenze per malattia o per motivi familiari.
• Informazioni sullo stato di salute fisica o mentale, malattie o disabilità.
• Ulteriori informazioni demografiche – inclusi genere, razza, etnia, disabilità, condizione di veterano, opinioni o attività ideologiche o adesione a sindacati.
• Dati biometrici – incluso l’utilizzo di identificazione delle impronte digitali.

Utilizziamo tali dati personali come descritto qui di seguito: 

• In alcuni paesi dobbiamo elaborare tali dati personali per rispettare leggi, norme e regolamenti in materia di pari opportunità di lavoro o per agevolare Kelly Services nella compilazione di dati per le pratiche di pari opportunità e di segnalazione. Pertanto, potremmo chiederLe di fornire ulteriori informazioni. La comunicazione di questo tipo di informazioni sarà volontaria, a meno che non sia richiesto dalla legge, e il mancato conferimento di queste non ostacolerà le opportunità di occupazione o del progetto.
• Raccogliamo e utilizziamo i dati di controllo dei precedenti personali quando conformi alla base giuridica e solo se autorizzati dalla legge applicabile.
• Raccogliamo e utilizziamo i dati finanziari e previdenziali per amministrare i pagamenti da effettuare a Lei, per fornire servizi pensionistici e sanitari connessi all’impiego e altri servizi previdenziali applicabili alla Sua attività lavorativa.
• Raccogliamo e utilizziamo i dati biometrici per limitare l’accesso a determinate aree sicure.
• Utilizziamo le informazioni relative alle assenze temporanee per rispettare le leggi in materia di lavoro, previdenza sociale, protezione sociale e altre, nonché per registrare e gestire le assenze in caso di malattia e maternità.
• Utilizziamo le informazioni sulla Sua salute fisica o mentale per garantire un’adeguata sicurezza sul posto di lavoro e per valutare la Sua idoneità al lavoro in base ad opportune misure di tutela della riservatezza, nonché per fornire gli adeguamenti appropriati sul posto di lavoro, per monitorare e gestire le assenze per malattia e per amministrare i servizi previdenziali.

• Dati necessari per la stipula o l’esecuzione di un contratto (di lavoro);
• Dati necessari per adempiere agli obblighi legali in qualità di datore di lavoro per determinare l’autorizzazione all’impiego, fornire benefit e pagare gli stipendi;
• Dati necessari per l’esercizio dei nostri legittimi interessi in qualità di datore di lavoro per identificare e fornire opportunità di lavoro a candidati e dipendenti, determinare l’idoneità per le opportunità di lavoro, comunicare con gli individui in merito a potenziali opportunità di lavoro, stabilire e mantenere i registri dei candidati e dei dipendenti, promuovere un ambiente di lavoro inclusivo, gestire il rapporto di lavoro o di candidatura di un individuo e prevenire le frodi.

4

Dati identificativi: Informazioni che raccogliamo da persone fisiche che rappresentano organizzazioni, tra cui:

• informazioni di contatto delle persone che lavorano per i nostri clienti, prestatori di servizi e fornitori.
• informazioni di contatto delle persone che partecipano ai nostri eventi sponsorizzati, conferenze e webinar.
• altre informazioni personali relative a tali individui. 

Utilizziamo suddetti dati per:

• fornire e gestire servizi di collocamento, consulenza, esternalizzazione e gestione dei fornitori; 
• sviluppare e mantenere relazioni di collocamento ed esternalizzazione con i nostri clienti, fornitori e prestatori di servizi. Utilizziamo tali informazioni, comprese le comunicazioni di eventi e marketing, tramite e-mail, telefono, SMS, corrispondenza diretta e piattaforme di comunicazione online. Tali notifiche forniranno istruzioni su come scegliere di non ricevere e-mail o comunicazioni simili dal nostro servizio; e

migliorare i nostri servizi e svilupparne dei nuovi sulla base delle preferenze e dei comportamenti di tali individui.

• Dati necessari per l’esecuzione di un contratto con l’organizzazione;
• Dati necessari per l’esercizio dei nostri legittimi interessi in qualità di fornitore di servizi di staffing, outsourcing e sourcing per fornire servizi ai nostri clienti e potenziali clienti, identificare potenziali clienti e svolgere attività di marketing per promuovere i nostri servizi.

5

Informazioni sulle attività della rete telematica: Informazioni che raccogliamo attraverso il Suo utilizzo del nostro sito web, tra cui:

• Dati del sito web – raccogliamo ID utente, credenziali di accesso, password e/o PIN.
• Dati sulla posizione – raccogliamo dati sulla posizione dell’utente, tra cui i dati GNSS (Global Navigation Satellite System), ad esempio GPS, i dati che identificano i ripetitori e gli hotspot Wi-Fi nelle vicinanze.
• Dati sull’utilizzo di sistemi informatici – raccogliamo informazioni sull’utilizzo delle nostre apparecchiature informatiche, compreso il monitoraggio della conformità alle politiche applicabili.
• Cookie e dati di tecnologie simili – come descritto nella nostra Informativa sui cookie, utilizziamo cookie, web beacon e altre tecnologie simili per riconoscere e personalizzare la Sua esperienza online con Kelly.

Utilizziamo suddetti dati per:

• identificare i problemi con il sito web o l’applicazione e l’esperienza dell’utente rispetto al sito web o all’applicazione;
• gestire e amministrare i nostri sistemi informatici e i dispositivi; e
• monitorare il modo in cui viene utilizzato il nostro sito web (inclusi i dispositivi e le posizioni da cui si accede, i tempi di maggiore utilizzo e l’analisi delle funzionalità e delle informazioni a cui si accede con maggiore o minore frequenza).
• Monitorare le minacce per il nostro sistema IT, identificare e risolvere problemi tecnici e individuare e affrontare i rischi legati alla sicurezza informatica.

Invece di dover inserire manualmente i Suoi dati personali, alcune funzionalità del nostro sito web potrebbero consentirLe di utilizzare strumenti di autenticazione di terze parti come Facebook, Twitter e Google per compilare determinati campi. Con l’autenticazione tramite uno dei social media, Lei ci consente di ricevere le informazioni personali e di altro tipo che sono accessibili tramite suddetti strumenti. Tali informazioni possono essere incorporate nel Suo profilo. Per qualsiasi strumento di questo tipo che Lei dovesse sceglie di utilizzare, si consiglia di rivedere anche l’informativa sulla privacy ed eventuali termini e condizioni del fornitore di tali servizi.

Tutti i nostri sistemi informatici sono verificabili e possono essere monitorati, anche se non lo facciamo regolarmente. Ci impegniamo a rispettare le ragionevoli aspettative sulla privacy dei singoli utenti in merito all’utilizzo dei nostri sistemi e delle nostre apparecchiature informatiche.

• Dati necessari per l’esecuzione di un contratto;
• Dati necessari per ottemperare a un obbligo legale;
• Dati necessari per l’esercizio dei nostri interessi legittimi per garantire la sicurezza dei nostri sistemi informatici e per prendere decisioni al fine di proteggere i nostri sistemi e dati;

6

Informazioni ricavate quando Lei comunica con noi di persona, attraverso il nostro sito web o via e-mail, al telefono, attraverso i social media o qualsiasi altro mezzo, tra cui:

• i Suoi dettagli di contatto (che possono includere il Suo indirizzo e-mail o i dati dell’account dei social media, a seconda di come sceglie di comunicare con noi)
• i dettagli delle Sue comunicazioni con noi (inclusa la data e il luogo di invio e di ricezione – come ad esempio il nostro sito web, posta ordinaria, telefono, e-mail o social media)
• i dettagli dei nostri messaggi recapitati a Lei (incluse le informazioni che Lei potrebbe pubblicare sulle nostre piattaforme dei social media)

Utilizziamo suddetti dati per:

• rispondere a eventuali domande o dubbi;
• monitorare le comunicazioni a fini di qualità e formazione;
• sviluppare nuovi servizi basati sulle informazioni fornite;
• migliorare i nostri servizi sulla base delle informazioni e dei feedback forniti da Lei e da altri utenti; 
• personalizzare il nostro servizio per tener conto delle informazioni e dei feedback da Lei forniti; e
• fornire le informazioni necessarie in risposta alle richieste che siamo legalmente tenuti a soddisfare verso un’autorità, organi di polizia o di regolamentazione, o in difesa di rivendicazioni legali. 

Possiamo utilizzare i dati personali per consentirLe di partecipare ai feed in diretta dei social media. Se scegliesse di partecipare, il Suo nome utente pubblico potrebbe essere visualizzato sui siti web insieme al Suo post compresi, in via non limitativa, i commenti, le immagini e i video. Possiamo fornirLe l’accesso a funzionalità di terze parti che Le consentono di pubblicare contenuti sui Suoi account di social media. Qualsiasi informazione fornita tramite l’uso di questa funzionalità è regolata dalla politica applicabile di terze parti in materia di protezione dei dati, e non dalla presente Informativa sulla privacy.

• Dati necessari per l’esecuzione di un contratto;
• Dati necessari per adempiere a un obbligo legale (leggi sul lavoro);
• Dati necessari per l’esercizio dei nostri interessi in qualità di datore di lavoro al fine di interagire con Lei;

7

Informazioni sui precedenti personali: Informazioni che raccogliamo da partner terzi, dai nostri clienti e da altre aziende Kelly incluse:

• Agenzie di riferimento di credito
• Aziende di controllo dei precedenti personali
• Aziende di verifica dell’identità
• Altre entità del nostro gruppo

Utilizziamo suddetti dati per:

• garantire l’autenticità delle persone e per verificare le informazioni fornite al fine di prevenire frodi e altre attività criminali;
• fornire, gestire e amministrare i servizi che offriamo ai singoli individui e ai nostri clienti;
• gestire e amministrare i nostri sistemi informatici;
• personalizzare il nostro servizio per Lei integrando i Suoi comportamenti e preferenze;
• eseguire analisi statistiche e ricerche sulle persone che utilizzano i nostri servizi in modo da comprendere meglio i nostri utenti, sviluppare e migliorare i nostri servizi per soddisfare le esigenze e le preferenze dei nostri utenti e clienti; e
• combinare tali dati con altri tipi di informazioni di cui sopra per creare profili globali dei nostri clienti in modo da rendere i nostri servizi più personali e su misura in base alle preferenze e abitudini di ciascun cliente. 

• Dati necessari per la stipula o l’esecuzione di un contratto (di lavoro);
• Dati necessari per adempiere agli obblighi legali in qualità di datore di lavoro;
• Dati necessari per l’esercizio dei nostri interessi legittimi in qualità di datore di lavoro per determinare l’idoneità all’impiego, prevenire le frodi e gestire l’accesso sicuro ai sistemi informativi.

8

Informazioni che raccogliamo in via accessoria da altre fonti o da fonti pubbliche, incluse:

• informazioni disponibili sui mezzi di comunicazione;
• informazioni presentate sui nostri social media o su piattaforme più ampie, tra cui Facebook, Twitter e LinkedIn;
• informazioni raccolte dai sistemi di sicurezza

Utilizziamo suddetti dati per:

• mantenere una consapevolezza del mercato;
• costruire e mantenere la presenza e il marchio sui social media; e
• garantire la sicurezza delle nostre sedi.

Dati necessari per l’esercizio dei nostri legittimi interessi in qualità di datore di lavoro per promuovere i nostri obiettivi aziendali, far conoscere il nostro marchio e proteggere la sicurezza e il benessere dei nostri dipendenti.

9

informazioni che raccogliamo dai profili dei social media disponibili pubblicamente e dai siti web per il lavoro, tra cui:

• Nome, istruzione, profilo professionale e dettagli sull’impiego
• Inferenze: incluse le inferenze dedotte da altre informazioni personali quali competenze o esperienze lavorative.

Utilizziamo suddetti dati per:

• valutare l’idoneità di un individuo all’occupazione e all’impiego;
• abbinare i candidati con le possibili posizioni lavorative;
• offrire ai candidati opportunità di collocamento presso i nostri clienti;
• riferire una persona per l’impiego presso uno dei nostri clienti
• contattare gli individui tramite posta ordinaria, e-mail, telefono, messaggi di testo e piattaforme di comunicazione online in merito alla nostra azienda o alle offerte di lavoro che corrispondono alle preferenze, alle qualifiche e/o al profilo dichiarato dall’individuo; queste comunicazioni saranno fornite solo e direttamente da Kelly Services (o da agenti che lavorano per conto di Kelly). È sempre possibile scegliere di non ricevere tali comunicazioni; per maggiori dettagli, consultare la sezione Diritti e scelte dell’utente presente in basso.

• Dati necessari per la stipula o l’esecuzione di un contratto (di lavoro);
• Dati necessari per adempiere agli obblighi legali in qualità di datore di lavoro;
• Dati necessari per l’esercizio dei nostri legittimi interessi in qualità di datore di lavoro per identificare e fornire opportunità di lavoro a candidati e dipendenti, determinare l’idoneità per le opportunità di lavoro e comunicare con le persone in merito a potenziali opportunità di lavoro.