Hvilke persondata indsamler vi?

Hvorfor bruger vi dine persondata?

Juridisk behandlingsgrundlag

1

De informationer, du giver os som en del af registreringsprocessen og vores relationer, når du søger om ansættelse hos os eller beder os levere rekrutteringstjenester eller jobtilpassede tjenester, hvad enten det er online, personligt eller via telefonen, omfatter:

• Identifikatorer: Navn og kontaktinformationer – herunder: postadresse, email-adresse, telefonnummer, fødselsdato og andre tilsvarende kontaktinformationer.
  
• Uddannelse, arbejdshistorik og kvalifikationer – herunder din uddannelse, ansættelser, arbejdsrelaterede kvalifikationer og erfaringer, faglige anbefalinger og beviser, medlemskab i faglige organisationer, karriereinteresser, præferencer, færdigheder, oplysninger fra referencer og andre informationer, indeholdt i dit Curriculum Vitae (CV).  
• Økonomiske informationer – herunder informationer, der er relateret til bankkonti, skat, personalegoder og lønregistreringer.
• Karakteristika af beskyttede klassifikationer – herunder statsborgerskab og arbejdstilladelse og andre identifikationsfaktorer, som Kelly Services kommer i besiddelse af i forbindelse med ansøgnings- eller ansættelsesformål.
• Personfølsomme informationer– herunder dit medarbejder-id eller CPR-nummer og/eller kørekort eller pas.
• Data om jobrelaterede sociale medier– herunder indsamling af dine data fra og relateret til offentlige profiler, du selv har oprettet på jobrelaterede sociale medieplatforme og jobopslagstavler (f.eks. LinkedIn, Monster eller Indeed).
• Performance- og ansættelsesdata – herunder informationer fra din personalemappe hos Kelly, performance reviews, vurderinger og disciplinære foranstaltninger. Interne medarbejdere skal gennemse relevante interne politikker for at få flere informationer om privatlivspolitik for medarbejdere.

Vi anvender følgende persondata til at: 

• oprette, håndtere og administrere en persons relationer til os
• vurdere en person egnethed til ansættelse og til at ansætte personer
• matche kandidater til potentielle stillinger
• tilbyde kandidater ansættelse hos vores kunder
• henvise en person til ansættelse hos en af vores kunder
• levere generelle jobsøgningstjenester til personer
• opfylde vores forpligtelser i vores rolle som arbejdsgiver i forbindelse med ansættelseskontrakter og andre forpligtelser, der gælder for os i henhold til relevante arbejdsmarkedslove
• administrere ansættelsesforholdet for en person, herunder HR-relaterede emner (f.eks. karriereudvikling, uddannelse, talent management, performance management, medarbejdersamtaler og i forbindelse med disciplinære foranstaltninger og klager)
• opdage eller forhindre enhver upassende adfærd eller krænkelse af vores politikker, herunder for at beskytte vores immaterielle rettigheder, fortrolige oplysninger og aktiver
• sørge for, at personen kan kontaktes i nødstilfælde
• sikre, at vores systemer (eller systemer i koncernen) primært anvendes til arbejdsrelaterede formål, har tilstrækkelig kapacitet til at dække virksomhedens behov og er beskyttet mod trusler mod cybersikkerheden såsom malware
• opfylde vores forpligtelser over for en person hvad angår vores kontrakt med personen, når vores rolle drejer sig om at være arbejdsgiver, ansættelse, rekruttering, arbejdsgiverforhold, outsourcing eller rådgivning
• kontakte personer via almindelig post, e-mail, telefon, sms-beskeder og online kommunikationsplatforme om vores virksomhed eller jobtilbud, der matcher personens angivne præferencer, kvalifikationer og/eller profil. Denne form for meddelelser vil kun komme direkte fra Kelly Services (eller fra repræsentanter, der arbejder på Kellys vegne). Man kan altid vælge ikke at modtage disse meddelelser. (Få yderligere oplysninger om dette i afsnittet nedenfor om Dine rettigheder og valgmuligheder)
• kunne anvende dem i forbindelse med potentielle og/eller faktiske retssager eller undersøgelser vedrørende os eller en virksomhed i koncernen eller deres ledelse og
• personliggøre og levere indhold om vores tjenester til personer. Hvis en person for eksempel har samme geografiske placering som os, vil personen kunne søge jobs eller oprette jobbeskeder inden for det geografiske område. 
• for nogen stillinger i USA, Canada og Puerto Rico at tilbyde automatisk feedback om stillinger, som man kan være kvalificeret til, eller som man ikke opfylder kravene til. Det vil være baseret på erhvervserfaring, certificeringer og andre ansættelseskrav.

• Påkrævet for at kunne oprette eller opfylde en kontrakt (ansættelse)
• Påkrævet for at kunne overholde juridiske forpligtelser som arbejdsgiver til at ansætte, sørge for personalegoder og lønninger
• Påkrævet for at kunne udøve vores juridiske interesser som arbejdsgiver, så vi kan udpege og tilbyde jobmuligheder til kandidater og medarbejdere, beslutte egnethed til jobmuligheder, kommunikere med enkeltpersoner om potentielle jobmuligheder, oprette og vedligeholde kandidat- og medarbejderregistre, fremme et inklusivt arbejdsmiljø, administrere en persons kandidat- og ansættelsesforhold og forebygge svindel.
• Påkrævet for at beskytte vitale interesser i en krisesituation.

2

Informationer, som vi modtager fra vores kunder og andre tredjeparter om deres medarbejdere og andet personale, som vi skal bruge for at kunne levere personaleformidling og outsourcing-tjenester, herunder: 

• Navn og kontaktinformationer – herunder: postadresse, email-adresse, telefonnummer, og andre tilsvarende kontaktinformationer.
  
• Uddannelse, arbejdshistorik og kvalifikationer – herunder din uddannelseshistorik, ansættelser, arbejdsrelaterede kvalifikationer og erfaringer, faglige anbefalinger og beviser, medlemskab i faglige organisationer, karriereinteresser, præferencer, færdigheder, oplysninger fra referencer og andre informationer, indeholdt i dit Curriculum Vitae (CV).
• Økonomiske informationer herunder informationer, der er relateret til bankkonti, skat, personalegoder og lønregistreringer.
• Karakteristika af beskyttede klassifikationer – herunder statsborgerskab og arbejdstilladelse og andre identifikationsfaktorer, som Kelly Services kommer i besiddelse af i forbindelse med ansøgnings- eller ansættelsesformål.
• Personfølsomme informationer– herunder dit medarbejder-id eller CPR-nummer og/eller kørekort eller pas.
• Performance- og ansættelsesdata – herunder informationer fra din personalemappe hos Kelly, performance reviews, vurderinger og disciplinære foranstaltninger.

Vi anvender følgende persondata til: 

• at levere personaleformidling, outsourcing og leverandørstyring
• personaleadministration og operationelle formål (for eksempel i forhold til fravær, løn, personalegoder, lageradministration, forretningsrejser, vedligeholdelse af medarbejderregistre, sørge for adgang til vores systemer og ressourcer, håndtere godkendelseskontroller, sørge for sikkerhed af vores systemer og ressourcer, lave prognoser og planlægge ændringer af vores koncernstruktur
• at administrere beskæftigelses- eller outsourcingrelationer såsom at svare på forespørgsler, levere HR-ydelser, behandle og administrere betalinger og løn, administrere personalegoder, levere rådgivning, uddannelse eller disciplinære foranstaltninger, overholde sundhedsmæssige, sikkerhedsmæssige og interne politikker, corporate management, karriere- og performanceovervågning og administration af medarbejderkontrakter
• at levere, forbedre og udvikle tjenester til vores kunder, leverandører og serviceudbydere eller at udføre væsentlige forretningsmæssige aktiviteter. Det omfatter dataanalyser, research og undersøgelser til vurdering af ansættelse af kandidater, medarbejdere og leverandører til ansættelses- og outsourcingtjenester. Det omfatter også analyse af udvikling i ansættelses- og placeringsmuligheder, at evaluere personaleudvikling vedrørende ønskede og tilgængelige kompetencer og erfaringer, markedsanalyser, implementering og markedsføring af forretningsmuligheder, analysere medarbejderfordeling, planlægning af generationsskifte og koncernorganisering. Disse arbejdsopgaver er nødvendige for at kunne rekruttere, matche og præsentere potentielle stillingsmuligheder til personer i vores personaleformidlings- og outsourcingprogrammer
• at opdage eller forhindre enhver upassende adfærd eller krænkelse af vores politikker, herunder at beskytte vores immaterielle rettigheder, fortrolige oplysninger og aktiver
• at sikre, at vores systemer (eller andre systemer i koncernen) primært anvendes til arbejdsrelaterede formål, har tilstrækkelig kapacitet til at dække virksomhedens behov og er beskyttet mod trusler mod cybersikkerheden såsom malware og

at kunne anvende dem i forbindelse med potentielle og/eller faktiske retssager eller undersøgelser vedrørende os eller en virksomhed i koncernen eller deres ledelse.

• Påkrævet for at udøve vores juridiske interesser som udbyder af ydelser inden for ansættelse, outsourcing og rådgivning, så vi kan udpege og tilbyde jobmuligheder til kandidater og medarbejdere, beslutte egnethed til jobmuligheder, kommunikere med enkeltpersoner om potentielle jobmuligheder, oprette og vedligeholde kandidat- og medarbejderregistre, fremme et inklusivt arbejdsmiljø, administrere en persons kandidat- og ansættelsesforhold og forebygge svindel.

3

Personfølsomme informationer og biometriske informationer: Information Indsamlede persondata, som henhører til “særlige kategorier af persondata” omfatter: 

• Screeningdata – herunder screening for narkotika og alkohol og baggrundstjek af kriminel baggrund.
• Økonomiske data og data om personalegoder ud over løn – herunder CPR-nummer, finansielle data eller bankkontooplysninger, skattemæssige oplysninger, nærmeste pårørende eller kontaktinformationer i tilfælde af en nødsituation, personalegoder, der kan omfatte sygesikring, pensioneringsplanlægning, informationer om handicap og sundhedsrelaterede oplysninger og sundhedsinformationer i forbindelse med arbejdsrelaterede krav, (f.eks. krav om arbejdsskadeerstatning).
• Informationer i forbindelse med orlov - herunder sygdom eller familierelateret orlov.
• Informationer om fysisk eller psykisk helbredstilstand, tilstand og handicap
• Øvrige demografiske informationer – herunder, køn, race, etnicitet, handicap, veteranoplysninger, ideologiske synspunkter eller aktiviteter eller medlemskab i fagforeninger.
• Biometriske data – herunder brug af fingeraftryksidentifikation.

Vi anvender disse persondata, som beskrevet nedenfor: 

• I nogle jurisdiktioner skal vi behandle disse persondata for at overholde vedtægter, regler og bestemmelser vedrørende lige beskæftigelsesmuligheder eller for at bistå Kelly Services med indsamling af data i forbindelse med lige beskæftigelsesmuligheder og indberetninger. Derfor beder vi eventuelt om yderligere informationer. Det vil være frivilligt, om man vil videregive disse data, medmindre det er påkrævet i følge loven. Undladelse af at give disse informationer vil ikke påvirke dine job- eller projektmuligheder.
• Vi indsamler og anvender screeningdata, når det er juridisk tilladt og kun, når det er godkendt i henhold til gældende lov.
• Vi indsamler og anvender økonomiske data og data om personalegoder for at kunne administrere betalinger til dig, sørge for arbejdsrelaterede helbreds- og pensionsydelser og andre personalegoder i forbindelse med din ansættelse.
• Vi indsamler og anvender biometriske data for at kunne begrænse adgang til visse sikre lokationer.
• Vi anvender informationer i forbindelse med orlov for at overholde love, der vedrører ansættelse, sygesikring, social sikkerhed m.m. og for at kunne registrere og administrere sygeorlov og barselsorlov.
• Vi anvender informationer om din fysiske og psykiske helbredstilstand for at sikre helbred og sikkerhed på arbejdspladsen og for at vurdere din arbejdsegnethed i henhold til relevante fortrolige sikkerhedsforanstaltninger og for at kunne sørge for relevante arbejdspladstilpasninger, for at kontrollere og administrere sygeorlov og administrere personalegoder. 

• Påkrævet for at kunne oprette eller opfylde en kontrakt (ansættelse)
• Påkrævet for at kunne overholde juridiske forpligtelser som arbejdsgiver for at ansætte, sørge for personalegoder og lønninger
• Påkrævet for at kunne udøve vores juridiske interesser som arbejdsgiver, så vi kan udpege og tilbyde jobmuligheder til kandidater og medarbejdere, beslutte egnethed til jobmuligheder, kommunikere med enkeltpersoner om potentielle jobmuligheder, oprette og vedligeholde kandidat- og medarbejderregistre, fremme et inklusivt arbejdsmiljø, administrere en persons kandidat- og ansættelsesforhold og forebygge svindel.

4

Identifikatorer: Informationer, vi indsamler fra enkeltpersoner, der repræsenterer virksomheder, herunder:

• kontaktoplysninger om enkeltpersoner, der arbejder for vores kunder, serviceudbydere og leverandører
• kontaktoplysninger om enkeltpersoner, som deltager i vores sponsorerede events, konferencer og webinarer
• andre personlige informationer vedrørende sådanne enkeltpersoner.

Vi anvender disse informationer til at:

• levere og administrere personaleformidling, rådgivning, outsourcing og leverandørstyring
• udvikle og vedligeholde personale- og outsourcingforhold med vores kunder, leverandører og serviceudbydere. Vi anvender disse informationer, herunder meddelelser om events og markedsføring, via e-mail, telefon, sms-beskeder, direkte mail og online kommunikationsplatforme. Disse meddelelser indeholder vejledning om, hvordan man framelder modtagelse af lignende e-mails eller meddelelser fra denne tjeneste og

forbedre vores tjenester og udvikle nye tjenester på grundlag af disse enkeltpersoners præferencer og adfærd.

• Påkrævet for at opfylde en kontrakt med virksomheden
• Påkrævet for at opfylde vores juridiske interesser som udbyder af ydelser inden for ansættelse, outsourcing og rådgivning, så vi kan tilbyde ydelser til vores kunder og potentielle kunder, udpege potentielle kunder og udføre markedsføringstiltag for at tilbyde vores ydelser.

5

Informationer om elektroniske netværksaktiviteter: Informationer, vi indsamler via dit brug af vores website, herunder: 

• Website-data – Vi indsamler bruger-id, login-informationer, adgangskoder og/eller pinkoder.
• Placeringsdata – Vi indsamler data om din placering, f.eks. Global Navigation Satellite System (GNSS) data (f.eks. GPS), data, der identificerer nærliggende mobiltårne og Wi-Fi hotspots.
• IT stastistikdata – Vi indsamler data om dit brug af vores IT-udstyr, herunder control af overholdelse af gældende politikker.
• Cookies og lignende data – Som specificeret i vores Cookie-politik, anvender vi cookies, web beacons og andre tilsvarende teknologier for at kunne genkende og personliggøre din online-oplevelse med Kelly. 

Vi anvender disse informationer til at:

• identificere problemer med websitet eller applikationen og brugeroplevelsen på websitet eller applikationen
• administrere IT-systemer og enheder, og
• overvåge, hvordan vores website bliver anvendt (bl.a. hvor brugerne er geografisk placeret, hvilke enheder der gives adgang fra, viden om mest travle tidspunkter og til at analysere, hvilke funktioner der bliver mest og mindst anvendt). 
• overvåge trusler mod vores IT-system, identificere og løse tekniske problemstillinger og identificere og løse cybersikkerhedrisici. I stedet for at skulle indtaste dine persondata, kan nogen af funktionerne på vores website give dig mulighed for at udfylde nogle af felterne fra tredjeparts-godkendelsesværktøjer som f.eks. Facebook, Twitter og Google. Ved at give godkendelse via sociale medier, giver du os tilladelse til at modtage dine persondata og andre data, der er tilgængelige via disse værktøjer. Disse oplysninger kan blive medtaget i din profil. I forbindelse med det værktøj, du vælger at bruge, vil vi bede dig om at læse udbyderens privatlivspolitik og vilkår og betingelser. 

Alle vores IT-systemer kan auditeres og overvåges, men det er ikke noget vi gør rutinemæssigt. Vi ønsker at respektere de enkelte brugeres rimelige forventninger om privatliv, hvad angår brug af vores IT-systemer og udstyr.

• Påkrævet for at kunne opfylde en kontrakt
• Påkrævet for at overholde juridiske forpligtelser
• Påkrævet for at opfylde vores juridiske interesser, der skal sørge for, at vores informationsteknologisystemer er sikre og beskyttede og for at kunne træffe beslutninger, der beskytter vores systemer og data

6

Informationer, når du kommunikerer med os, hvad enten det er personligt fremmøde, via vores website eller via e-mail, pr. telefon, via sociale medier eller et andet medium, herunder:

• dine kontaktinformationer (som kan omfatte din email-adresse eller dine kontooplysninger på de sociale medier, afhængigt af, hvordan du vælger at kommunikere med os)
• oplysninger om din kommunikation med os (bl.a. hvornår du sendte en meddelelse, hvornår vi modtog den, og hvor du sendte den fra (f.eks. vores website, pr. post, telefon, e-mail eller de sociale medier))

informationer om vores beskeder til dig (bl.a. informationer, som du har lagt op på vores sociale medieplatforme)

Vi anvender disse informationer til at:

• besvare eventuelle problemstillinger eller anliggender
• overvåge kommunikationen i forbindelse med kvalitet og træning
• udvikle nye produkter, som er baseret på de informationer, vi har fra dig
• forbedre vores tjenester på grundlag af de informationer og den feedback, vi får fra dig og andre personer 
• personliggøre vores tjenester, hvor vi tager hensyn til dine informationer og din feedback og
• foretage nødvendige videregivelser i svaranmodninger, som vi er juridisk forpligtet til at overholde, til politi eller tilsynsmyndigheder eller organisationer eller som forsvar i forbindelse med retskrav. 

Vi kan anvende persondata, der skal give dig mulighed for at deltage i “live” sociale medie-feeds. Hvis du vælger at deltage, kan dit offentlige brugernavn blive vist på de websites sammen med dine indlæg, herunder, men ikke begrænset til, kommentarer, billeder og videoer. Vi kan give dig adgang til tredjeparts funktioner, der giver dig mulighed for at skrive indlæg på din(e) konto(ti) på de sociale medier. Alle de oplysninger, du giver via denne funktionalitet, er omfattet af den relevante tredjeparts privatlivspolitik, og ikke af nærværende privatlivspolitik.

• Påkrævet for at kunne opfylde en kontrakt
• Påkrævet for at overholde juridiske forpligtelser (ansættelseslovgivning)
• Påkrævet for at opfylde vores juridiske interesser som arbejdsgiver, så vi kan interagere med dig.

7

Screeninginformationer: Informationer, som vi indsamler fra tredjepartspartnere, vores kunder og andre Kelly-virksomheder, som omfatter:

• Kreditreferencebureauer
• Virksomheder, der foretager baggrundsscreening
• Virksomheder, der foretager identitetsverifikation

Vi anvender disse informationer til at:

• sikre, at personen er oprigtig og for at bekræfte de angivne informationer for at sikre os mod svindel og andre kriminelle aktiviteter
• levere, håndtere og administrere vores tjenester til enkeltpersoner og vores kunder
• administrere IT-systemer
• personliggøre vores tjenester til dig ved at komplementere din adfærd og dine præferencer
• udføre statistisk analyse og research af de personer, der anvender vores tjenester, så vi bedre forstår vores brugere og udvikler og forbedrer vores tjenester, så vi kan opfylde vores brugeres og kunders behov og præferencer og
• kombinere disse informationer med andre af de ovennævnte typer informationer for at skabe en holistisk profil af vores kunder, så vi bedre kan personliggøre og skræddersy vores tjenester til hver enkelt kundes præferencer og vaner.

• Påkrævet for at oprette og opfylde kontrakter (ansættelse)
• Påkrævet for at overholde juridiske forpligtelser som arbejdsgiver
• Påkrævet for at opfylde vores juridiske interesser som arbejdsgiver for at fastlægge jobegnethed, undgå svindel og administrere sikker adgang til vores informationssystemer.

8

Informationer som vi i øvrigt indsamler fra andre kilder eller offentlige kilder, omfatter:

• Informationer fra medierne
• Informationer på vores sociale medier eller større sociale medieplatforme, bl.a. Facebook, Twitter og LinkedIn
• Informationer, indsamlet af sikkerhedssystemer

Vi anvender disse informationer til at:

• fastholde markedets opmærksomhed
• opbygge og vedligeholde vores tilstedeværelse på de sociale medier og branding og
• yde sikkerhed til vores faciliteter.

• Påkrævet for at opfylde vores juridiske interesser som arbejdsgiver, så vi kan fremme vores forretningsmål, udvikle vores brand og beskytte vores medarbejderes sikkerhed og velfærd.

9

Informationer, som vi indsamler fra offentligt tilgængelige sociale medieprofiler og arbejdsrelaterede websteder, herunder:

• Navn, uddannelse, jobtitel, ansættelsesoplysninger
• Udledninger: Herunder udledning fra andre personinformationer som f.eks. arbejdsrelaterede kvalifikationer og erfaringer.

Vi anvender disse informationer til at:

• vurdere en person egnethed til ansættelse og til at ansætte personer
• matche kandidater til potentielle stillinger
• tilbyde kandidater ansættelse hos vores kunder
• henvise en person til ansættelse hos en af vores kunder
• kontakte personer via almindelig post, e-mail, telefon, sms-beskeder og online kommunikationsplatforme om vores virksomhed eller jobtilbud, der matcher personens angivne præferencer, kvalifikationer og/eller profil. Denne form for meddelelser vil kun komme direkte fra Kelly Services (eller fra repræsentanter, der arbejder på Kellys vegne). Man kan altid vælge ikke at modtage disse meddelelser. Få yderligere oplysninger om dette i afsnittet nedenfor om Dine rettigheder og valgmuligheder)

• Påkrævet for at oprette og opfylde kontrakter (ansættelse)
• Påkrævet for at opfylde vores juridiske interesser som arbejdsgiver
• Påkrævet for at udøve vores juridiske interesser som udbyder af ydelser inden for ansættelse, outsourcing og rådgivning, så vi kan udpege og tilbyde jobmuligheder til kandidater og medarbejdere, beslutte egnethed til jobmuligheder, kommunikere med enkeltpersoner om potentielle jobmuligheder.