Zeitmanagement

Wie Sie die Zeit für sich arbeiten lassen können.

Ein junger, aufstrebender Mobilfunkexperte fuhr mit seinem Sportwagen übers Wochenende aufs Land, als er zufällig einem Bauern auf seiner Apfelplantage begegnete. Dieser zog die Aufmerksamkeit des Grossstädters auf sich, weil er ein Schwein in den Baum hob und es einen Apfel essen liess. Sobald das Tier damit fertig war, trug er es zum nächsten Stück Obst.

Verständnislos angesichts dieser Unwirtschaftlichkeit, hielt der Mann seinen Wagen an, ging zu dem Farmer und sagte: „Sie wissen, dass Sie eine Menge Zeit sparen könnten, wenn Sie das Schwein auf den Boden setzen, den Baum schütteln und die Äpfel hinabfallen lassen. Dann kann das Schwein so viel essen, wie es will.“

Der Farmer trug das Schwein zum nächsten Apfel, schaute den jungen Mann an und sagte: „Was bedeutet schon Zeit für ein Schwein?“

Zu viele Leute verplanen ihre Zeit wie dieser Bauer. Sie haben es sicher auch schon gehört: So viel zu tun, so wenig Zeit. Der Tag hat nicht genug Stunden oder die Woche hat zu wenig Tage. Meine Zeit vergeht wie im Fluge,  ich habe die Zeit aus den Augen verloren. Ich habe nicht die Zeit, die Dinge zu tun, die ich tun möchte. Entschuldigung, dass ich zu spät komme. Die Entschuldigungen fallen schneller, als der Sand durch das Stundenglas.

Was würden Sie tun, wenn Sie eine Bank hätten, die jeden Morgen CHF 86 400 auf Ihr Konto einzahlt und keinen Saldo auf den jeweils nächsten Tag überträgt, sodass das gesamte ungenutzte Kapital am Ende des Tages annulliert wird. Sie würden es für Dinge ausgeben, die Sie brauchen und gerne hätten.

Nun, Sie haben solch eine Bank. Sie heisst Zeit.

Jeden Morgen wird Ihr Konto mit 86 400 Sekunden aufgefüllt. Jede Nacht wird jede Sekunde, die Sie nicht für einen guten Zweck genutzt haben, annulliert. Bei der Zeit gibt es keinen Saldoübertrag. Noch gibt es Zeitanleihen zur zukünftigen Verrechnung.

Sie können nur gemäss dem heutigen Bestand leben und Ihre Zeit in das investieren, was Sie am meisten schätzen in Ihrem Leben: Gesundheit, Zufriedenheit und Erfolg.

Wie kommt es, dass einige Menschen in ihren 86 4000 Sekunden so viel bewerkstelligen und die Zeit finden, Beziehungen, Gesundheit, Geist und Seele zu pflegen, während andere ihre Zeit damit verbringen, Ausreden zu finden?

Die Antwort liegt nicht darin, das Schwein schneller essen zu lassen, früher anzufangen, oder zu versuchen, noch ein Schwein zu halten. Der Trick liegt darin, dass man lernen muss, den Apfelbaum zu schütteln. Hier finden Sie einige wirksame Wege, wie man das Schütteln beginnt:

• Prioritäten setzen. Verbringen Sie etwas Zeit damit, zu bestimmen, wo Sie sind, wohin Sie gehen und wo Sie sein wollen. Berücksichtigen Sie alle Lebensbereiche, beruflich, familiär, sozial, intellektuell, geistig, emotional und physisch. Das Ziel ist, zu verstehen, was in Ihrem Leben wichtig ist, und diese Dinge vorrangig zu behandeln. Konzentrieren Sie sich auf die Bereiche, die Sie kontrollieren können, und verschwenden Sie keine Zeit mit Dingen, die nicht unter Ihrer Kontrolle geschehen. Wenn Sie Prioritäten setzen, dann können Sie Ihr Leben mit zielgerichteter Intention leben.
  
• Planen Sie Ihre Zeit. Erstellen Sie zu Beginn jeder Woche einen schriftlichen Zeitplan, der jede Ihrer wichtigsten Prioritäten einschließt. Halten Sie sich an diese Aufgaben. Denken Sie am Ende jedes Tages darüber nach, was Sie an diesem Tag geleistet haben und klopfen Sie sich selbst mit Anerkennung auf die Schulter. Dann prüfen Sie, was in den Tagen geleistet werden muss, die vor Ihnen liegen, und passen Sie ihren Zeitplan dementsprechend an. Wenn Sie morgen ins Büro kommen, überprüfen Sie sich selbst und korrigieren Sie Ihren Kurs. Wenn Sie versäumen zu planen oder sich nicht an die Aufgaben halten, werden Sie sich dabei erwischen, wie Sie auf alle Menschen, Ereignisse und Dinge reagieren, die um Ihre Aufmerksamkeit buhlen, aber die nicht wichtig sind.
  
• Schauen Sie, bevor Sie springen. Denken Sie darüber nach, was Sie tun; tun Sie es nicht einfach. Halten Sie Ihren Zeitplan im Auge. Es gibt ein großartiges Sprichwort, das an manch einem Arbeitsplatz hängt: „Mangelnde Planung Ihrerseits erzeugt nicht automatisch einen Ernstfall auf meiner Seite.“ Leben Sie danach.
  
• Denken Sie in kleinen Dimensionen. Beginnen Sie den Tag mit einigen kleinen Herausforderungen, die Sie schnell von Ihrer To-Do-Liste streichen können und bauen Sie Dynamik auf. Bewegung schafft Bewegung und kleine Siege summieren sich zu großen. Einige Leute beginnen ihren Tag mit Bewegung. Andere mit Zeitung lesen. Wieder andere mit einem kurzen Team-Meeting. Was immer in Ihren Kompetenzbereich fällt, tun Sie es und fahren Sie mit einer Gewinnerhaltung fort. Wenn Sie den Tag mit einem großen Projekt beginnen und kein Ende in Sicht ist, dann werden sich Ihre Stärke, Ihre Stimmung und die Ergebnisse in Luft auflösen. Teilen Sie große Projekte in kleinere, mundgerechte Stücke auf.
  
• Packen Sie Aktivitäten zusammen. Planen Sie Ihren Tag so, dass Sie mehrere gleichartige Aktivitäten zur gleichen Zeit sammeln. Arbeiten Sie z.B. Zeitblöcke aus, in denen Sie Telefonanrufe und E-Mails beantworten, Verwaltungsarbeiten, Anträge, Nachforschungen oder ähnliches bearbeiten. Lockern Sie zehrende Aufgaben wie das Schreiben von Berichten mit weniger anspruchsvollen, jedoch wichtigen Aufgaben, z.B. Ihrem täglichen Lesen, auf. Nutzen Sie andere Aktivitäten als Pause. Vielleicht finden Sie es z.B. effektiv, zwei Stunden damit zu verbringen, einen Bericht zu recherchieren, danach E-Mails und Sprachmeldungen zu beantworten und dann in den folgenden drei Stunden den Bericht zu verfassen.
  
• Kommen Sie Unterbrechungen zuvor. Kein Tag verläuft genau so, wie man ihn geplant hat. Es gibt ständig Veränderungen, Überraschungen und Unterbrechungen. Diese zu verarbeiten wird viel Zeit in Anspruch nehmen, wobei Ihr Zeitbudget eine große Rolle spielt. Denken Sie über Ereignisse, Aktionen oder Personen nach, die Ihre Dynamik entgleisen lassen könnten. Sie werden die Zügel weiterhin in der Hand halten, wenn Sie diese Veränderung voraussehen und einen Plan entwickeln, wie Sie damit umgehen. Fragen Sie sich immer, wie wichtig das ist. Muss es wirklich jetzt erledigt werden? Muss ich mich darum kümmern? Ohne unhöflich zu sein, können Sie Ihre Hilfe mit folgenden Worten anbieten: „Ich werde in ungefähr 30 Minuten hiermit fertig sein. Dann kann ich bei Ihnen vorbeischauen oder wir machen eine andere Zeit aus.“
  
• Verhandeln Sie mit den Leuten. Wenn Sie Projekte, Berichte und Meeting bearbeiten, planen Sie 30 Minuten für dies und eine Stunde für das ein. Denken Sie an die Vakuumtheorie des Zeitmanagements: Sie finden immer genügend Zeit, die Sie einem Projekt zuordnen. Bei Personen ist das anders. Wenn z.B. einer Ihrer Mitarbeiter nicht die Leistung nach seinen Fähigkeiten erbringt, können Sie nicht 15 Minuten abzweigen, um sich damit zu befassen. Sie werden so viel Zeit aufwenden müssen, wie nötig ist, um sich mit dieser Person wirkungsvoll zu beschäftigen.
  
• Beseitigen Sie Ablenkungen. Gestalten Sie Ihre Umgebung unter dem Gesichtspunkt der Produktivität. Jeder arbeitet anders und was für den einen effektiv ist, kann für den anderen absolut unmöglich sein. Denken Sie über ein Ambiente nach, das auf Ihre Leistung positiv wirken könnte: Welche Werkzeuge und Hilfsmittel brauchen Sie? Welche Bilder inspirieren Sie? Welche Musik motiviert Sie? Wenn möglich, befassen Sie sich mit jedem Blatt Papier oder jeder E-Mail nur einmal. Geben Sie es auf, Aktionen aufzuschieben, indem Sie sie von einem Schreibtischstapel auf den anderen verschieben. Wo wir gerade von Stapeln sprechen, räumen Sie mit ihnen auf. Sie tragen nur zur Ablenkung bei.
  
• Sagen Sie „Nein“ zur Arbeit zu Hause. Lassen Sie sich nicht darauf ein, am Abend oder übers Wochenende Arbeit mit nach Hause zu nehmen, wenn es nicht unbedingt nötig ist. Ein „Ausarten“ der Arbeitsbelastung kann das Resultat eines trägen Zeitmanagements sein oder dem Bedürfnis entspringen, andere glauben zu lassen, dass man sehr eifrig und deshalb wichtig ist. Lernen Sie während der Woche effizient zu arbeiten, so dass Sie Ihre Freizeit zum Auftanken und für private Erfüllung nutzen können.
  
• Bitten Sie um Unterstützung. Versuchen Sie nicht, alles zu machen. Wenn Sie überbelastet sind, bitten Sie Ihr Team, einzuspringen, damit das Projekt fertig wird. Vielleicht gibt es auch jemanden, der Vorschläge machen kann, wie man diese Aufgabe effizienter erfüllt. Sie werden es nur erfahren, wenn Sie fragen.

Planen Sie langfristig. Es muss nicht alles sofort, heute oder in dieser Woche erledigt werden. Prüfen Sie bei widersprüchlichen Prioritäten oft Zeitschienen und Lieferfristen. Stellen Sie fest, wenn Sie eine Lieferfrist ohne guten Grund künstlich beschleunigen.